Autenticação de Livros e outros instrumentos de escrituração mercantil

As normas abordadas neste texto estão previstas na Instrução Normativa do Diretor-Geral do DNRC nº 65/97.

INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO

São instrumentos de escrituração mercantil das empresas:

a) livros;

b) conjunto de fichas ou folhas soltas;

c) conjunto de folhas contínuas;

d) microfichas geradas por meio de microfilmagem de saída direta de computador (COM).

Esses instrumentos da escrituração mercantil, exceto as microfichas, deverão obedecer as seguintes formalidades:

1 - ter suas folhas seqüencialmente numeradas:

a) tipográfica ou eletronicamente, no caso de livros ou conjunto de fichas ou folhas soltas;

b) mecânica, tipográfica ou eletronicamente, no caso de folhas contínuas;

2 - conter termos de abertura e de encerramento colocados, respectivamente, no anverso da primeira e no verso da última ficha ou folha numerada;

3 - ser autenticados na Junta Comercial de seu Estado.

Escrituração por processamento eletrônico de dados

No caso de adoção de sistema de escrituração por processamento eletrônico de dados, deve ser observado o seguinte (Resolução nº 563/83 do Conselho Federal de Contabilidade):

a) as folhas impressas deverão ser numeradas, em ordem seqüencial;

b) após o processamento, os impressos deverão ser destacados e encadernados em forma de livro, com a lavratura dos termos de abertura e de encerramento e submetidos à autenticação da Junta Comercial.

TERMOS DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO

O termo de abertura, lavrado no anverso da primeira ficha ou folha numerada, deverá conter:

a) a razão social ou denominação comercial da empresa;

b) o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) e a data do arquivamento dos atos constitutivos;

c) o local da sede ou filial;

d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração mercantil;

e) o número de ordem do instrumento de escrituração e a quantidade de folhas;

f) o número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

O termo de encerramento, lavrado no verso da última ficha ou folha numerada, deverá conter a razão social ou denominação comercial da empresa, o fim a que se destinou o instrumento escriturado, o número de ordem do instrumento de escrituração e a quantidade de folhas escrituradas.

Assinatura

Os termos de abertura e de encerramento deverão ser datados e assinados pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede da empresa, os termos de abertura e de encerramento serão assinados apenas pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal.

Escrituração de filial de forma descentralizada

No caso da empresa ter filial em outra Unidade Federativa e optar por manter escrituração descentralizada, os instrumentos de escrituração da filial deverão ser autenticados pela Junta Comercial da Unidade Federativa onde ela estiver situada.

Deve-se observar que, nos termos de abertura e de encerramento, os dados deverão referir-se à filial, e a data de arquivamento deverá ser a do ato de abertura da filial na Junta Comercial da Unidade Federativa onde ela se localiza.

Modelos

Termo de Abertura

Contém este livro (ou outro instrumento de escrituração mercantil) ........ (quantidade de folhas) folhas numeradas (mecânica, eletrônica ou tipograficamente) de 1 a ....., e servirá de Diário Geral nº ................. da firma individual ou sociedade mercantil ................................................. (razão social ou denominação comercial), sediada na Rua .................................... nº .........., na cidade de .................................., Estado de ........................, NIRE ...................................., com seus atos constitutivos arquivados em ............../............./............., inscrita no CNPJ sob nº...........................

(Localidade), ..... de .......................... de .......

....................................................................................

(assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)

............................................................................

(assinatura de contabilista habilitado)

Termo de Encerramento

Contém este livro (ou outro instrumento de escrituração mercantil) .........(quantidade de folhas) folhas numeradas (mecânica, eletrônica ou tipograficamente) de 1 a ........., e serviu de Diário Geral nº ......... da firma individual ou sociedade mercantil ........................................... (razão social ou denominação comercial), sediada na Rua ......................................... nº ..............., na cidade de ..................................................., Estado de .........................., NIRE ....................., com seus atos atos constitutivos arquivados em........../.........../............, inscrita no CNPJ sob nº............................................

(Localidade), ........ de .......................... de ........

...................................................................................

(assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)

.......................................................................

(assinatura de contabilista habilitado)

AUTENTICAÇÃO

Após a lavratura dos termos de abertura e de encerramento, os instrumentos de escrituração deverão ser autenticados pela Junta Comercial:

a) antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjunto de fichas ou folhas soltas ou conjunto de folhas contínuas;

b) após efetuada a escrituração, nos casos de livros cujas folhas tenham sido impressas eletronicamente ou quando se tratar de microfichas geradas por meio de microfilmagem de saída direta do computador (COM).

A Junta Comercial procederá a autenticação colocando um termo, na página onde se localizar o termo de abertura e conterá declaração expressa da exatidão dos termos de abertura e de encerramento, bem como o número e a data da autenticação.

No caso de conjunto de fichas ou folhas soltas, além do termo de autenticação, serão autenticadas todas as demais fichas e folhas soltas com a chancela da Junta Comercial.

Em qualquer das hipóteses mencionadas, o autenticador será expressamente identificado, com a colocação do seu nome completo, em letra de forma legível, por carimbo.

Obs.: A autenticação de instrumentos de escrituração independe da apresentação de outros anteriormente autenticados.

Os instrumentos de escrituração autenticados, não retirados no prazo de trinta dias contados da autenticação poderão ser eliminados.

SUCESSÃO, ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES E TRANSFERÊNCIA DA SEDE PARA OUTRA UNIDADE FEDERATIVA

No caso de sucessão, os instrumentos de escrituração de uma sociedade mercantil poderão ser transferidos para a sucessora, observado o seguinte:

a - deverá ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, datado e assinado pelo representante legal da empresa e por contabilista legalmente habilitado, quando houver;

b - do termo de transferência deverão constar os requisitos exigidos para o termo de abertura, bem como a indicação do nome empresarial da sucessora, o número e a data do arquivamento do instrumento de sucessão na Junta Comercial;

c - o termo de transferência deverá ser autenticado pela Junta Comercial.

Modelo

Termo de Transferência

A partir desta data, este livro continuará sendo utilizado como "Diário Geral" da firma individual ou sociedade ................................... (nome empresarial da sucessora), constituída em sucessão a firma individual ou sociedade ............................................... (nome empresarial da sucedida), conforme atos constitutivos arquivados em ........../........./........, NIRE ......................, CNPJ nº .............................

(Localidade), ....... de ........................ de .........

.............................................................................

(assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)

.....................................................................

(assinatura de contabilista habilitado)

LIVROS SOCIAIS DAS SOCIEDADES ANÔNIMAS

Os procedimentos focalizados neste texto, também se aplicam, aos livros sociais das companhias, dos quais trata o art. 100 da Lei nº 6.404/76 (com redação dada pela Lei nº 9.457/97), que são os seguintes:

a) Registro de Ações Nominativas;

b) Registro de Transferência de Ações Nominativas;

c) Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas;

d) Atas das Assembléias Gerais;

e) Presença dos Acionistas;

f) Atas de Reuniões do Conselho de Administração;

g) Atas das Reuniões da Diretoria;

h) Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

Nas companhias abertas, a substituição dos livros referidos nas letras "a" e "c" por registros mecanizados ou eletrônicos condiciona-se à observância das normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários.

Sobe